Os passos de uma Auditoria Remota

A auditoria é uma ferramenta de controle que ajuda a melhorar o sistema de gestão. Serve para verificar se as atividades de uma empresa estão de acordo com as planejadas, e se existe a necessidade de implementar melhorias nos processos. Nosso Supervisor de Auditoria Henrique de Oliveira Pereira aponta o passo a passo de uma auditoria remota bem sucedida

Planejamento

 Começando com o pé direito

 Requisito básico em qualquer trabalho ou projeto, seja qual for área de atuação. Na auditoria é fundamental. Descreve o objetivo do trabalho, escopo, cronograma, profissionais envolvidos e horas disponíveis. Não é a toa que deve estar alinhado com o objeto contratado e aprovado pelo sócio responsável do trabalho antes do início das atividades.

Reunião de Kick-off

 Definindo a regra do jogo

 Importantíssimo! Aqui reforçamos o objetivo do trabalho, “quebramos o gelo” com o cliente que conhecerá a equipe. Definirmos um facilitador do trabalho por parte do cliente, como será conduzido de forma remota, os tipos de contatos (softwares de comunicação, telefone, e-mails), cadeia de report, reuniões e entregáveis. Afinal, a primeira impressão é que fica.

Regras para solicitação e entrega de documentos

 Evitando atrasos

Definir regras de como solicitar os documentos, prazos de entrega e para quem enviar, enfatizando que atrasos podem prejudicar o andamento do projeto e cobranças de horas extras é importante para garantir a transparência e evitar desgastes com aquela “montanha-russa” de e-mails que só informam mas não resolvem.

Feedbacks com a equipe

 Mantendo o ambiente de motivação e foco

 Fundamental saber se o planejamento está sendo cumprido a risca. Saber o status entre o planejado e realizado, enfatizar e reforçar o que está dando certo e continuar e ajustar o que não está dando certo. Como boas práticas, é recomendável realizar uma vez por semana.

Reuniões de status com o cliente

Corrigindo rotas

Apresentar o status do trabalho entre o acordado e realizado, além de promover a transparência, reforça a confiança com o trabalho e ajusta pequenos “incômodos” para o trabalho seguir em velocidade de cruzeiro. Recomenda-se que seja feita entre o gestor responsável e/ou facilitador e a equipe de trabalho semanalmente.

Mantenha o foco no resultado

 Cliente feliz!

 Mirar na obra pronta! Este é o grande segredo para concluirmos a meta. Entregar o que foi prometido com a qualidade e segurança impecáveis! É o que se espera de um trabalho de auditoria. Se puder entregar mais, ótimo! Mas esta é a formula para um trabalho sem sustos e para ambas as partes.

Definir os entregáveis

 Evitando trabalhos desnecessários

 Alinhamento do que será entregue, como e quando é fundamental para uma comunicação assertiva e saudável com o cliente. Definimos se terá entregas parciais a cada fim de etapas ou apenas no final do trabalho ou se será feita uma apresentação do relatório ou apenas entregá-lo ao responsável. Assim evitamos de fazer trabalhos que não vão agregar no projeto com limitação de tempo, lembrando sempre: o ótimo é inimigo do bom!

 

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